Entspannt in den Urlaub:
Wie deine Auftragsabwicklung reibungslos weiterläuft, auch wenn du nicht im Büro bist
Sommerzeit – Urlaubszeit. Für viele die schönste Zeit des Jahres. Doch für Unternehmer:innen und Teams bedeutet genau diese Phase oft: Stress pur.
- Die Aufträge müssen trotzdem abgewickelt werden.
- Urlaubsvertretungen arbeiten am Limit.
- Nach dem Urlaub warten Hunderte E-Mails im Postfach.
- Infos zu laufenden Aufträgen sind unvollständig oder verstreut.
- Kollegen müssen sogar im Urlaub kontaktiert werden, weil keiner mehr durchblickt.
Erholung? Fehlanzeige.
Stattdessen herrscht Chaos und ständiger Druck, obwohl der Sommer eigentlich zum Entspannen da ist.
Doch: Es geht auch anders!
Warum Urlaubszeiten oft im Stress enden
Die größten Probleme sind in den meisten Betrieben ähnlich:
Fehlende zentrale Übersicht: Informationen liegen verteilt in Mails, Excel-Listen oder Notizen.
Keine Automatisierung: Viele Prozesse werden manuell abgewickelt.
Überlastete Urlaubsvertretung: Sie muss sich mühsam einarbeiten und hat oft keine ausreichenden Infos.
Unklare Übergaben: Es fehlt eine lückenlose Dokumentation von Aufgaben und der bisherigen Kundenkommunikation.
Das führt zu Stress im Team – und oft zu frustrierten Kunden.
Die Lösung: Eine digitale Plattform, die deine Auftragsabwicklung urlaubssicher macht
Damit du und dein Team entspannt in den Urlaub gehen können, brauchst du ein System, das drei Dinge leistet:
✅ Alles an einem Ort sammeln.
✅ Manuelle Arbeit durch Automatisierungen reduzieren.
✅ Einen reibungslosen Überblick und Zugriff für das ganze Team ermöglichen.
Step-by-Step: So läuft deine Auftragsabwicklung auch während deines Urlaubs weiter
- Schritt 1:
👉 Zentrale Plattform einführen: Alle Aufträge, Anfragen, Dateien und Notizen werden gesammelt und für alle autorisierten Mitarbeiter zugänglich gemacht. - Schritt 2:
👉 Anfragen automatisch ins System einlesen: E-Mail-Postfächer für Anfragen oder Sales werden direkt mit der Software verknüpft.Die KI liest neue Anfragen automatisch ein und füllt erste Felder aus. Unwichtige Anfragen werden automatisch klassifiziert. Die Urlaubsvertretung muss nur noch wichtige Leads betreuen. - Schritt 3:
👉 Automatisierte Antworten und Follow-ups aktivieren: Für Standardanfragen werden automatische E-Mails verschickt. Follow-up-Mails laufen auch dann weiter, wenn du auf der Sonnenliege entspannst. - Schritt 4:
👉 Lückenlose Kommunikation sicherstellen: Der komplette Mailverlauf, Kundenanmerkungen und übermittelte Dateien sind direkt beim Auftrag gespeichert. Keine Suche mehr in zig E-Mail-Verläufen oder alten Notizen. - Schritt 5:
👉 Einfache Angebotserstellung und Rechnungslegung: Mit einem Klick können aus Aufträgen Angebote oder Rechnungen erstellt werden – auch durch die Urlaubsvertretung. So bleibt kein potenzieller Kunde oder Umsatz auf der Strecke. - Schritt 6:
👉 Übergaben ohne Stress: Auch wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig Urlaub haben, kann jeder nahtlos Aufträge übernehmen. Es braucht keine langen Übergabeprotokolle mehr. - Schritt 7:
👉 Bei Rückkehr: Kein Chaos im Postfach: Alle Anfragen und Vorgänge sind bereits im System sortiert. Du kannst direkt mit den wichtigsten Aufgaben starten – ohne erst den Überblick wiederherstellen zu müssen.
Die Vorteile: Entspannter Urlaub und stressfreie Rückkehr
Entspannung pur:
Du kannst im Urlaub wirklich abschalten, weil du weißt, dass alles geregelt ist.
Kein E-Mail-Chaos:
Nach deiner Rückkehr ist alles bereits geordnet und dokumentiert.
Mühelose Vertretung:
Kollegen können Aufträge ohne Informationslücken weiterführen.
Automatisierung spart Zeit und Nerven
Viele manuelle Schritte entfallen.
Volle Transparenz
Du behältst jederzeit den Überblick – egal, wo du bist.
Jetzt handeln: Der Sommer wartet nicht
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Erlebe schon diesen Sommer, wie deine Aufträge lückenlos weiterlaufen – und du entspannt zurückkommst, ohne Chaos im Postfach.
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