Wie Emotion seine Buchhaltungs- vorbereitung mit Joinpoints neu aufstellte
Faktencheck
- Wer:
Emotion – Sportmarketingagentur, Veranstalter der Erste Bank Open
- Teamgröße:
15 (plus 200 temporär beim Turnier)
- Zielsetzung:
Struktur, Klarheit und Entlastung im Rechnungs- und Belegmanagement
- Ergebnis:
Professionalisierte Abläufe, weniger Stress, mehr Überblick
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Wenn Belege den Überblick rauben
Emotion, eine österreichische Sportmarketingagentur mit Standorten in Wien und Graz, betreut Partner wie Omnibiotic bei ihren Tennis-Sponsorings und organisiert zugleich eines der größten Sportevents des Landes: die Erste Bank Open in der Wiener Stadthalle.
Jedes Jahr zieht das Turnier tausende Fans an und zählt zu den Fixpunkten im heimischen Sportkalender. Doch während auf dem Platz Weltklasse-Tennis gespielt wird, steigt hinter den Kulissen die Anforderungen an Organisation und Abstimmung stetig.
Rechnungen, Belege und Verträge wollen rechtzeitig koordiniert, Freigaben eingeholt und Informationen geteilt werden. Vieles davon lief bislang über klassische Papierordner, Excel-Tabellen oder individuelle Ablagestrukturen – nachvollziehbar im Einzelnen, aber im Zusammenspiel oft herausfordernd. Wenn der Event-Countdown läuft und jede Minute zählt, entstehen so leicht Rückfragen, Suchzeiten und kleine Unsicherheiten, die im Trubel eines internationalen Turniers schnell spürbar werden. Genau hier wurde klar: Effiziente Abläufe sind nicht nur hilfreich, sondern entscheidend, um im Hintergrund denselben Flow zu erreichen wie am Court.
„Wir hatten keinen ganz einheitlichen Prozess und es fehlte eine klare, gemeinsame Struktur“, erinnert sich Johannes, COO von Emotion. „Jeder ging seinen eigenen Weg – für uns als Team war es entscheidend, diese Wege zusammenzuführen und zu vereinheitlichen.“
Wie die Zusammenarbeit begann
Die Suche nach einer Lösung startete klassisch: Eine Kollegin verglich verschiedene Tools, stellte Optionen zusammen, Johannes führte Gespräche mit Anbietern. Schnell kristallisierte sich Joinpoints als Favorit heraus.
Gemeinsam mit Deloitte Prozesse neu gedacht
Emotion arbeitet seit Jahren mit Deloitte als externer Buchhaltung zusammen. Auch sie waren eng in die Umstellung eingebunden.
Früher brachte die Rechnungsbearbeitung für Deloitte teilweise zusätzlichen bürokratischen Aufwand mit sich. Heute läuft der Prozess standardisiert – Rechnungen werden digital eingereicht, automatisch ausgelesen und nach klaren Zuständigkeiten freigegeben. Deloitte erhält strukturierte, vorbereitete Daten, die ohne Zusatzaufwand direkt weiterverarbeitet werden können. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert vor allem den Abstimmungsaufwand.
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert vor allem den Abstimmungsaufwand.
„Früher war ich oft am Grübeln, ob eine Rechnung schon eingereicht oder bezahlt ist“, erzählt Johannes. „Heute logge ich mich einfach ein, sehe sofort den Status – und das Thema ist erledigt.“
Die Einführung: Von Skepsis zu Akzeptanz
Die Umstellung bedeutete natürlich Veränderung – und nicht jeder Mitarbeiter war anfangs begeistert. Besonders langjährige Kollegen waren skeptisch, ob sich der Aufwand lohnen würde. Johannes machte es sich zur Aufgabe, diese Bedenken ernst zu nehmen, Feedback einzuholen und gemeinsam mit Joinpoints Anpassungen vorzunehmen.
„Es war mir ein Anliegen, die Abläufe zu professionalisieren und unser Team zu entlasten“, sagt er. „Am Anfang war es mühsam, aber sobald die Kollegen gemerkt haben, dass Joinpoints ihnen den Alltag wirklich erleichtert, hat sich die Stimmung komplett verändert.“
Dass Änderungswünsche oft schon innerhalb weniger Tage umgesetzt wurden, erwies sich als entscheidender Gamechanger. Für das Team war das der Moment, an dem aus Skepsis Vertrauen wurde – und schließlich echte Begeisterung.
Effizienzsteigerung und Professionalisierung
Die Veränderung ist spürbar. Was früher Suchaufwand und Aufwand bedeutete, ist heute ein klarer Prozess, der Sicherheit und Entlastung bringt.
Ein Beispiel: Ein Lieferant forderte eine längst bezahlte Rechnung erneut ein. Früher hätte das Rückfragen bei der Buchhaltung und Sucherei bedeutet. Heute genügte ein Klick ins Rechnungsarchiv – sofort war die Sache geklärt
COO Johannes fasst die Entwicklung mit zwei Worten zusammen: Effizienzsteigerung und Professionalisierung
Ausweitung auf weitere Bereiche
Die positiven Erfahrungen in der Buchhaltung führten schnell dazu, dass Joinpoints auch in anderen Abteilungen genutzt wurde. Im Personalmanagement laufen Bewerbungsprozesse und die gesamte Personaldatenbank nun zentral über die Plattform. Was früher in verstreuten Excel-Tabellen lag, ist jetzt jederzeit nachvollziehbar und für die Verantwortlichen leichter zugänglich.
Auch das Marketing profitiert: Aufgaben werden als Tickets angelegt, mit Deadlines und Zuständigkeiten versehen und dokumentiert. Damit sind Projekte transparenter und leichter steuerbar.
Für Johannes ist dieser Schritt nur logisch:
„Es ist viel leichter, ein bestehendes Tool auf weitere Bereiche auszuweiten, als ständig neue Systeme einzuführen. So sprechen alle dieselbe Sprache, arbeiten im selben System – und wir ersparen uns den Aufwand mit Schulungen, Schnittstellen und parallelen Lösungen.“
Der nächste Schritt: noch mehr Überblick
Ganz abgeschlossen ist die Reise noch nicht. Als nächstes möchte Emotion den Budgetierungsprozess direkt mit der Rechnungsabwicklung in Joinpoints verknüpfen. Damit soll jederzeit sichtbar sein, wo man im Vergleich zu den geplanten Kosten steht. Noch mehr Transparenz, noch mehr Sicherheit.
Von Belastung zu Leichtigkeit
Hinter den Erste Bank Open steckt weit mehr als Tennis. Es sind Strukturen, Prozesse und Abläufe, die zuverlässig funktionieren müssen – sonst wird aus Organisation schnell Chaos.
Das Ergebnis: weniger Stress, mehr Klarheit und ein Team, das mit Leichtigkeit und Sicherheit in die Zukunft geht.
So gelingt auch dir, was Emotion erreicht hat
Emotion hat gezeigt, wie aus Papierordnern und Excel-Tabellen klare Prozesse entstehen können. Wenn auch du deine Buchhaltungsvorbereitung, Belege und Rechnungen effizienter gestalten möchtest, dann lass uns sprechen.
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