Faktencheck
- Wer:
Landesimmobilien-Gesellschaft Steiermark
- Teamgröße:
40 Personen
- Zielsetzung:
13.000 Eingangsrechnung durch einen 7-stufigen Prozess freizugeben
- Ergebnis:
235 Tage Arbeits- & 1 Tonne Papierersparnis
Jetzt Workflow optimieren!
Die Landesimmobilien-Gesellschaft Steiermark (LIG) legt ihre Freigabeprozesse und ihre 13.000 Eingangsrechnungen in die Hände des Grazer Software-Unternehmens Joinpoints. Wie die innovative Plattform auch deinem Unternehmen einen digitalen Benefit bringen kann, erfährst du hier:
Wir alle waren wohl schon mit der Frage konfrontiert, was der Schlüssel zu einem perfekten Workflow ist. Einem Workflow, der alle Mitarbeitenden abholt und für übersichtliche und einfache Abläufe sorgt – der gleichermaßen Motivation und Produktivität stärkt und langfristig einen leichteren Arbeitsalltag ermöglicht.
Was, wenn es dafür eine Software gäbe?
Diese Frage hat sich auch die Landesimmobilien-Gesellschaft Steiermark (LIG) gestellt, die in ihrer Branche für ein hohes Maß an Effizienz und Verantwortung steht. Als Unternehmen einen hervorragenden Standard zu halten, heißt auch, Chancen für Optimierungen aufzuspüren und wahrzunehmen. Aus diesem Grund hat sich die LIG an das junge Team des Grazer Startups Joinpoints gewandt.
Kann die Software von Joinpoints genau das erfüllen, was erwartet wird? Firmeninterne Abläufe optimieren und einen sowohl reibungslosen als auch maßgeschneiderten Rechnungsfreigabeprozess zu fördern?
Was macht die LIG in Graz?
Zu den Aufgaben der LIG zählt die Verwaltung der rund 180 Immobilien, die dem Land Steiermark zur Erfüllung der öffentlichen Aufgaben vermietet werden. Die aus Immobilienverwaltung, Buchhaltung und Bauleitung bestehende Gesellschaft, hält somit einen umfassenden Verantwortungsbereich inne. Pro Jahr werden um die 13.000 Eingangsrechnungen verwaltet. Doch wie verwaltet man so viele Rechnungen?
Homeoffice als Chance?
Bisher lief die Bearbeitung via „Papier-Management“ – alles wurde ausgedruckt und an die einzelnen Abteilungen bis zur Freigabe weitergereicht. Aufgrund des Corona-bedingten Homeoffice wurden die Abläufe und Bearbeitungen via E-Mail gemanagt. Das System war gut etabliert, barg aber durchaus Potenzial für Verbesserungen, wie Geschäftsführer Skela erkannte:
„Die Aufgabenverteilung, das 4-Augen-Prinzip, die gesamte Bearbeitung – wir haben nach einer Lösung gesucht, die unsere Abläufe noch übersichtlicher und klarer gestalten kann. Und so sind wir auf Joinpoints gestoßen.”
Nach einer Registrierung auf der Seite entwickelte sich ein Prozess mit 6-monatiger Validierung. Im Sommer 2021 wurde die Software schließlich in der gesamten LIG etabliert.
Joinpoints-CEO Jakob Deimbacher schildert die Anfangssituation:
So landeten Rechnungen bei Problemen wieder am Anfang der Kommunikationskette und mussten noch einmal von Neuem bearbeitet werden.
Er rechnet vor: „Bei einer Zahl von 13.000 Eingangsrechnungen im Jahr bedeutete das 235 Tage an Arbeit, die wir der LIG mit unserer Software ersparen können. Wir haben praktisch den gesamten internen E-Mail-Verkehr ersetzt.“
Eine Idee, die in Zukunft auch für die Bereiche Bauträger und Hausverwaltungen, mit denen die LIG eng zusammenarbeitet, interessant werden könnte. Genauso betrifft das unzählige andere Branchen. Vielleicht auch dein Unternehmen?
Buche einen kostenlosen Termin, um das herauszufinden.
Transparenz statt Missverständnis
Wir alle wissen, wie schwierig es manchmal ist, Dinge an- und auszusprechen. Probleme im Alltag bahnen sich oft dadurch an, dass unsere Kommunikation nicht so funktioniert, wie wir uns das vorstellen. Missverständnisse entstehen vor allem dann, wenn man sich nicht klar verständigt – das gilt für unsere Beziehungen, berufliche Gespräche und natürlich auch für die Kommunikation in Betrieben.
Viele Unternehmen haben bereits Potenzial, einen guten Workflow zu ermöglichen, aber die Hürden der internen Kommunikation erschweren das. Wir alle haben unsere einzelnen Aufgaben und da fällt es oft schwer, den Überblick über das große Ganze zu behalten - das ist absolut verständlich. Im Prinzip haben wir nichts anderes gemacht als das System, das die LIG bereits hatte, ins Digitale zu übertragen
Kommunikation fungiert als Schlüssel zum perfekten Workflow – Joinpoints überwindet hier Hindernisse, die andere Tools außer Acht lassen. Der Unterschied zwischen reinem Task-Management und umfassendem Workflow-Management ist bei komplexer Aufgabenverteilung und -bearbeitung ein großer. Das war auch ausschlaggebend für die Entscheidung der LIG.
Alles, was davor probiert wurde, erzielte nicht die gewünschten Erleichterungen in der internen Kommunikation – mit Joinpoints lässt sich der Ablauf nicht nur besser darstellen, er reduziert so auch die Fehlerwahrscheinlichkeit! Mit einem praktischen 360-Grad-Blick und Workflow-Builder werden alle To-dos übersichtlich dargestellt und können mithilfe von automatisierten Listen zugewiesen und abgearbeitet werden.
Vorteile: Nachhaltig & Unbürokratisch
Wie schafft es eine Software wie Joinpoints, auch dein Unternehmen nachhaltig zu gestalten? Joinpoints kann aufgrund der umfangreichen Funktionalitäten viele Aufgaben übernehmen. Im Fall der LIG wurde das „Papier-Management“ grundlegend neu erfunden. Bei der Bearbeitung von Aufträgen wurden Unmengen an Papier und Arbeitszeit aufgewandt. Durch die vielseitigen Funktionen von Joinpoints konnten im Jahr nicht nur 235 Tage an Arbeit sondern auch eine Tonne Papier eingespart werden.
Die LIG profitiert vor allem durch folgende Outcomes:
- Zeitersparnis
- Nachvollziehbarkeit des Rechnungslauf
- Fehlerreduktion
- Qualitätssteigerung
- Übersichtliche Kommunikationsmethoden
Rechnungsfreigabe-Prozess leicht gemacht
Du fragst dich, wie es der LIG mittlerweile geht?
Wir können Erfreuliches berichten!
Nach zwei Monaten mit Joinpoints lassen sich schon deutliche Verbesserungen beobachten, so die LIG-Geschäftsführung.
„Das Implementieren der Software hat sich auf jeden Fall rentiert. Wir haben einen tollen Geschäftsprozess – eine nachvollziehbare Bearbeitung der Rechnungen, sinnvolle Funktionen und eine schöne Historie bei der Freigabe. Und das alles auf unsere Bedürfnisse maßgeschneidert. Ein E-Mail-Chaos ist damit also völlig ausgeschlossen, es geht keine Information verloren und alle wissen, wofür sie zuständig sind.”
Jegliche Fehlerquellen können mit Joinpoints auf ein Minimum beschränkt werden, denn das System fungiert als virtueller Bote und lückenloses Dokumentationstool.
Wie die Software beim Team angekommen ist?
Auch wenn die Mitarbeitenden technisch auf völlig unterschiedlichem Niveau gestartet sind, haben sie sich aufgrund der leichten Bedienbarkeit und großen Zeitersparnis sofort mit Joinpoints angefreundet.
Das bedeutet:
- zeitnahe Zahlungsabwicklung
- schnellere Durchlaufzeit
- bessere Skonto-Ausnützung
- weniger Suchzeit
- glücklichere Lieferant:innen, weil sie rascher bezahlt werden
Vor allem in der Buchhaltung zeigt man sich von der Einfachheit und Effizienz begeistert. Generell sieht man firmenintern weitere Einsatzmöglichkeiten von Joinpoints, auch in anderen Bereichen als der Rechnungsfreigabe.
Auf großes Vertrauen folgt große Verantwortung
Das alles gelingt durch eine Verbesserung der internen Kommunikation? Macht das wirklich so viel aus?
Das Zauberwort lautet – wie so oft – Vertrauen. Können sich die Mitarbeitenden darauf verlassen, dass die Abläufe problemlos funktionieren, ist das genau dem Workflow zuträglich, den wir suchen. Vertrauen ist auch eines der Grundelemente der Joinpoints-Geschäftsphilosophie.
„Um uns eine derart große Verantwortung zu übertragen, ist eine stabile Basis an Zuversicht nötig und das wissen wir sehr zu schätzen“, sagt Jakob.
„Bei der LIG geht es um sensible Daten und verantwortungsvolle Beträge, die es zu verwalten gilt, und wir nehmen diese Aufgabe sehr ernst. Wir sind dankbar, dass uns so viel Vertrauen entgegengebracht wird und sind motiviert, uns weiterzuentwickeln. Allgemein blicken wir optimistisch in die Zukunft und hoffen, noch viele Unternehmen bei ihren Abläufen unterstützen zu können.“
