Was bei der Einführung und dem Onboarding einer Projektmanagement Software zu bedenken ist
Bevor Sie eine Projektmanagement-Software in Ihrem Unternehmen einführen, ist es entscheidend, genau zu definieren, wofür Sie die Software benötigen. Welche Arbeitsprozesse sollen dadurch unterstützt werden? Handelt es sich um große, individuelle Projekte oder standardisierte, wiederkehrende Abläufe? Diese Überlegungen sind essenziell, um eine Software zu finden, die Ihre Bedürfnisse wirklich abdeckt.
Viele Projektmanagement-Tools sind für komplexe, groß angelegte Projekte mit zahlreichen Unterprozessen und Zuständigkeiten konzipiert. Wenn Ihr Unternehmen jedoch regelmäßig wiederkehrende Prozesse hat, kann eine übermäßig umfangreiche Software schnell zu Frustration führen.
Hier eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie die Einführung und das Onboarding einer Projektmanagement Software reibungslos und erfolgreich gestalten können:
1. Den internen Prozess zuerst genau analysieren
Ein häufiger Stolperstein bei der Einführung eines Projektmanagement-Tools ist, dass viele Unternehmen ihren eigenen Prozess gar nicht genau kennen. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie Ihren internen Workflow gründlich analysieren. Stellen Sie sich die Frage: Wie läuft ein Projekt in Ihrem Unternehmen konkret ab? Vom Eingang einer Kundenanfrage über die Angebotserstellung bis hin zur Kommunikation – all diese Schritte sollten klar dokumentiert werden.
Zum Beispiel: Wie läuft der Verkaufsprozess bzw. die Kundeninteraktion ab? Wann erfolgt ein Follow-up? Welche Kommunikationskanäle zur Benachrichtigung der Kunden werden genutzt – E-Mail oder SMS? Wie werden Aufgaben an Kollegen weitergegeben? Diese Details sollten im Vorfeld geklärt sein, damit Sie sicherstellen können, dass das ausgewählte Tool Ihre Arbeitsprozesse optimal unterstützt.
2. Anforderungen an das Tool: Welche Funktionen braucht Ihr Unternehmen?
Nachdem Sie Ihre internen Abläufe definiert haben, ist es wichtig, die konkreten Anforderungen an das Projektmanagement-Tool festzulegen. Dabei ist es entscheidend, sich die richtigen Fragen zu stellen: Welche Ansichten benötigt Ihr Team, um Projekte effizient abzuwickeln? Brauchen Sie Gantt-Diagramme für eine langfristige Zeitplanung? Reicht vielleicht ein übersichtliches Kanban-Board und eine Listenansicht um Aufgaben nach ihrem Status und Priorität anzeigen zu können? Oder wäre eine Kalenderansicht hilfreich, um Fristen und Deadlines im Blick zu behalten?
Welche weiteren Funktionen sind für Ihr Unternehmen essenziell? Benötigen Sie eine Zeiterfassung, um den Überblick über geleistete Stunden zu behalten? Oder spielt das in Ihrem Arbeitsablauf keine Rolle? Müssen Sie aus dem Tool heraus Rechnungen erstellen oder diese Funktion in einem separaten System abwickeln?
Auch die Frage nach CRM-Funktionen stellt sich: Wenn Kundenkontakt und Kundenmanagement eine große Rolle spielen, sollten Sie darauf achten, dass das Tool entweder CRM-Features bietet oder sich leicht in Ihre bestehende CRM-Lösung integrieren lässt.
Wie wichtig sind Automatisierungen für Ihr Team? Möchten Sie, dass das Tool automatisch Aufgaben erstellt, wenn ein Projekt in die nächste Phase übergeht? Sollen Follow-ups und Kundenbenachrichtigungen automatisch gesendet werden? Oder reicht Ihnen ein manuelles Task-Management?
Durch das Stellen dieser Fragen und das beleuchten aktueller Prozesse finden Sie heraus, welche Funktionen Ihr Team wirklich benötigt und welche zusätzlichen Features überflüssig sein könnten.
Am besten betrachten Sie dieses Thema der Funktionen nach dem Motto: so wenig wie möglich, so viel wie notwendig. Wählen Sie ein Tool aus, das wirklich nur die Funktionen bietet, die Sie auch tatsächlich benötigen. Tools, die zu viele ungenutzte Funktionen haben, können überwältigend wirken und führen oft dazu, dass die Software am Ende gar nicht genutzt wird.
3. Das passende Tool finden und testen
Nachdem die Anforderungen festgelegt sind, geht es darum, das richtige Projektmanagement-Tool zu finden. Eine gute erste Anlaufstelle kann Ihr eigenes Netzwerk sein: Fragen Sie andere Unternehmen oder Kollegen, welche Tools sie empfehlen können. Auch Plattformen wie OMR Reviews bieten wertvolle Einblicke und können Ihnen helfen, das passende Tool zu finden.
Es ist ratsam, das Tool zunächst in einer Testphase auszuprobieren, um sicherzustellen, dass alle gewünschten Funktionen verfügbar und einfach zu bedienen sind.
Bei der Auswahl sollten Sie auch auf Aspekte wie Datensicherheit und DSGVO-Konformität achten. Wenn Ihnen diese Themen wichtig sind, stellen Sie sicher, dass die Daten in der EU gehostet werden. Außerdem kann es in manchen Fällen hilfreich sein, zu klären, ob das Tool deutschsprachigen Support bietet – gerade wenn später Probleme auftreten, kann dies den Prozess deutlich erleichtern.
Viele Anbieter bieten zudem die Möglichkeit eines Demo-Calls an. Diese Demo-Sitzungen helfen Ihnen, schnell herauszufinden, ob das Tool wirklich Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.
4. Den Onboarding-Prozess durchdacht gestalten
Ein weiteres wesentliches Element ist der Onboarding-Prozess. Selbst das beste Projektmanagement-Tool wird nur dann erfolgreich eingesetzt, wenn es richtig in den Arbeitsablauf des gesamten Teams integriert wird. Dabei geht es nicht nur darum, wie gut das Tool technisch funktioniert, sondern auch darum, ob das Team versteht, wie es genutzt werden soll.
Ein klarer Onboarding-Prozess könnte in folgenden Schritten ablaufen:
Tool-Setup und Prozessdefinition: Bevor das Tool im gesamten Unternehmen genutzt wird, sollte eine Person das Tool aufsetzen und die bereits zuvor definierten internen Prozesse im System abbilden. Wichtige Strukturen wie Projektvorlagen, Arbeitsabläufe und Aufgabenlisten sollten angelegt werden, damit das Tool optimal auf die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
Schrittweises Onboarding der Teammitglieder: Es ist ratsam, das Team schrittweise in das Tool einzuarbeiten. Onboarding-Sessions helfen dabei, das Team zu schulen. Abhängig von der Teamgröße kann es sinnvoll sein, Abteilungen thematisch zu unterteilen, sodass jede Gruppe genau die Funktionen kennenlernt, die für sie am relevantesten sind.
Interne Ansprechpartner bestimmen: Es ist hilfreich, einen Ansprechpartner im Unternehmen zu benennen, der bei technischen Fragen und Anwendungsproblemen zur Verfügung steht. Diese Person kann auch die Verbindung zum Support des Tool-Anbieters sein und das interne Know-how sicherstellen.
Erstellung von Erklärungsvideos: Um den Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter zu erleichtern, können kurze Erklärungsvideos aufgenommen werden, die den spezifischen Einsatz des Tools und die internen Arbeitsabläufe erklären. So wird sichergestellt, dass neue Teammitglieder schnell ins Tool eingearbeitet werden und nicht bei null anfangen müssen.
Unterstützung durch den Software-Anbieter: Viele Software-Anbieter unterstützen Unternehmen nicht nur beim Aufsetzen der Prozesse, sondern auch beim Onboarding des Teams. Diese Unterstützung kann besonders nützlich sein, um sicherzustellen, dass das Tool optimal genutzt wird und der Start reibungslos verläuft.
Das beste Tool bringt jedoch wenig, wenn der Onboarding-Prozess nicht gut durchdacht ist. Es ist entscheidend, alle Mitarbeiter an Bord zu holen und Begeisterung für das neue Tool zu schaffen. Denn die Einführung eines neuen Systems bedeutet für viele eine Veränderung, die unterschiedlich aufgenommen wird. Es gibt sicher Mitarbeiter, die sich über die Neuerungen freuen, aber auch solche, die zunächst die Vorteile nicht sofort erkennen und skeptisch sind.
Es ist daher besonders wichtig, ihnen zu vermitteln, dass das neue Tool nicht dazu da ist, ihre Arbeit komplizierter zu machen, sondern im Gegenteil: Es soll den Alltag deutlich erleichtern. Wenn Mitarbeiter verstehen, dass wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden und Projekte klarer und übersichtlicher strukturiert sind, wird ihre Arbeit effizienter und oft auch mit mehr Freude erledigt. Ein gut durchgeführter Onboarding-Prozess kann helfen, diese Vorteile klar zu vermitteln und das Team für die Nutzung des neuen Tools zu begeistern.
Fazit: Erfolgreiche Einführung durch klare Planung
Die erfolgreiche Einführung eines Projektmanagement-Tools erfordert eine sorgfältige Planung. Es ist wichtig, vorab Ihre internen Abläufe genau zu klären, sich die richtigen Fragen zu den benötigten Funktionen zu stellen und die Features verschiedener Tools gründlich zu vergleichen. Ein Demo-Call mit dem Software-Anbieter kann dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Sobald die Wahl auf ein Tool gefallen ist, ist ein durchdachter Onboarding-Prozess entscheidend, damit das Tool auch langfristig erfolgreich genutzt wird.
Joinpoints unterstützt Sie in diesem gesamten Prozess. Unsere benutzerfreundliche Software, die DSGVO-konform und in Österreich gehostet wird, ist speziell auf standardisierte Projekte und wiederkehrende Arbeitsabläufe ausgerichtet. Wir bieten nicht nur Demo-Calls, sondern auch umfassende Unterstützung beim Onboarding, um sicherzustellen, dass das Tool nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert wird. Unser Ziel ist es, dass Joinpoints zur langfristigen Steigerung der Produktivität Ihres Teams beiträgt und die Effizienz in Ihrem Unternehmen verbessert.
