Wenn wir von Return on Investment sprechen – also dem berühmten ROI – denken viele an klassische Investitionen: Maschinen, Tools, Personal, Marketing.
Doch es gibt einen Bereich, der mindestens genauso entscheidend ist – und oft völlig übersehen wird:
Der ROI deiner täglichen Abläufe. Deiner Prozesse.
Nicht der Software. Nicht der Infrastruktur. Sondern:
Wie Dinge in deinem Unternehmen funktionieren – oder eben nicht.
📉 Prozesse kosten – auch wenn du es nicht direkt siehst
Viele Kosten entstehen im Verborgenen. Sie stehen auf keiner Rechnung. Aber sie sind da:
- Wenn Aufgaben doppelt gemacht werden
- Wenn Freigaben verzögert werden
- Wenn Kund:innen auf Rückmeldung warten
- Wenn du als Geschäftsführer permanent operativ eingreifen musst
- Wenn neue Mitarbeitende ewig brauchen, um sich zurechtzufinden
Das ist keine Theorie – das ist Alltag in vielen KMUs.
🔍 Beispiel: Eingangsrechnungen
Nehmen wir einen der häufigsten Verwaltungsprozesse:
Eingangsrechnungen prüfen und freigeben.
Ohne definierten Ablauf:
- Rechnung kommt per E-Mail
- Wird an mehrere Personen weitergeleitet
- Es folgt eine Rückfrage: „Wofür war das nochmal?“
- Manuelle Prüfung, Ausdruck, Unterschrift, Scan
- Rücksendung an Buchhaltung
- Vielleicht verpasstes Skonto, vielleicht doppelt bezahlt
⏱ Aufwand: Ø 10–15 Minuten pro Rechnung
📦 Bei 60 Rechnungen pro Monat: 10–15 Stunden
💰 Interne Kosten (inkl. Overhead): Ø 40 €/Stunde
→ 600–900 € im Monat nur für diesen Prozess
→ 7.200–10.800 € im Jahr
Und das ist nur ein Prozess.
⚠️ Diese Prozesse zeigen schlechten ROI
Woran du erkennst, dass deine Prozesse dich mehr kosten als sie bringen:
- Dein Team fragt sich regelmäßig: Wer macht was – und bis wann?
- Du wirst selbst zu oft gebraucht – bei Standardfragen.
- Informationen liegen in Mails, Excel-Dateien, Papierordnern – aber nicht zentral.
- Neue Mitarbeitende brauchen Wochen, um Abläufe zu verstehen.
- Fehler passieren, weil etwas vergessen oder falsch übergeben wurde.
✅ Was du tun kannst – konkret & praxisnah
1. Prozesse sichtbar machen
Zeichne die 3 wichtigsten Abläufe deines Unternehmens auf:
Angebotsprozess, Rechnungsfreigabe, Kunden-Onboarding.
→ Wer macht was, wann, mit welchem Ergebnis?
2. Versteckte Reibung identifizieren
Frage dein Team:
– Welche Aufgaben nerven dich regelmäßig?
– Was dauert zu lange?
– Wo entstehen Rückfragen?
Dort steckt oft das größte Optimierungspotenzial.
3. Aufwand gegen Nutzen rechnen
Wie viel Zeit kostet ein typischer Ablauf?
× Wie oft kommt er im Monat vor?
× Was kostet dich eine Stunde interner Arbeitszeit?
→ Diese einfache Rechnung zeigt dir, wo du wirklich Geld verlierst.
4. Standardabläufe vereinfachen
Überlege: Welche Aufgaben sind wiederkehrend, eindeutig, planbar?
Diese lassen sich oft mit einfachen Maßnahmen standardisieren – ohne große Tools.
5. Verantwortung klar machen
Verteile nicht nur Aufgaben, sondern auch klare Zuständigkeiten.
Jeder im Team sollte wissen: Was tue ich? Bis wann? Was passiert danach?
🎯 Fazit: Prozesse sind kein Selbstzweck – sie sind dein Handlungsspielraum
Wenn du dich als Geschäftsführer oft dabei ertappst, dass du Rückfragen beantwortest, operative Entscheidungen triffst oder Abläufe „anschieben“ musst –
dann ist das kein Führungsproblem.
Dann ist das ein Strukturproblem.
Ein guter Prozess spart nicht nur Minuten.
Er ermöglicht Handlung, Entlastung, Vertrauen – und Wachstum.
📎 To-do für dich: 30-Minuten-Check für deine Prozesskosten
Nimm dir einen typischen Ablauf in deinem Unternehmen.
Beantworte diese 3 Fragen:
- Wie oft passiert das pro Monat?
- Wie lange dauert es durchschnittlich?
- Was kostet dich das – direkt und indirekt?
Du wirst überrascht sein, wie groß der Hebel sein kann.
Nicht durch neue Tools.
Sondern durch besser gedachte Abläufe.
👉 Neugierig geworden?
Wenn du wissen willst, wie viel du bei deinen Abläufen wirklich sparen kannst –
ohne Funktionseinbußen, ohne technisches Kauderwelsch:
🔍 Lass uns gemeinsam deine Prozess-Wildnis durchleuchten.
