Buchhaltungsvorbereitung mit Joinpoints🥳
Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du deine Buchhaltungsvorbereitung mit Joinpoints einrichtest – damit Rechnungen automatisch erfasst, verarbeitet und übersichtlich an einem Ort bereitgestellt werden.
Einmal einrichten - dann läuft´s ⚙️🚀
1. Rechnungs-Mailadresse verbinden🏢
Alle Rechnungen automatisch an einem Ort
Verbinde die E-Mail-Adresse, über die dein Unternehmen Rechnungen empfängt. Neue Rechnungen werden anschließend automatisch in Joinpoints synchronisiert.
Beispiele für geeignete E-Mail-Adressen:
Schritt 1: Einstellungen öffnen
Öffne Joinpoints und navigiere zu den Einstellungen.
Klicke dazu im Menü auf „Einstellungen“.
Schritt 2: E-Mail-Verknüpfungen auswählen
Wähle in den Einstellungen den Bereich „E-Mail-Verknüpfungen“ aus.
In diesem Bereich werden bestehende Mailverbindungen verwaltet und neue E-Mail-Adressen mit Joinpoints verbunden.
Schritt 3: Neue Mailverbindung hinzufügen
Klicke auf „Neue Mailverbindung hinzufügen“.
Dadurch öffnet sich die Maske zur Einrichtung einer neuen E-Mail-Verbindung.
Schritt 4: Zugangsdaten eingeben
Gib die erforderlichen Zugangsdaten des E-Mail-Kontos ein.
Je nach Mailanbieter können dazu gehören:
- E-Mail-Adresse
- Passwort bzw. App-Passwort
- Mailserver
- Port
- Verschlüsselungsmethode
Prüfe die Angaben vor dem Fortfahren sorgfältig.
Hinweis: Bei Microsoft 365, Gmail oder anderen Anbietern können zusätzliche Freigaben oder spezielle Anmeldeverfahren erforderlich sein.
Schritt 5: Verbindung testen
Klicke auf „Verbindung testen“.
Joinpoints prüft, ob mit den eingegebenen Zugangsdaten eine Verbindung zum E-Mail-Konto hergestellt werden kann.
Erfolgreicher Test: Die Verbindung wurde hergestellt und du kannst mit der Einrichtung fortfahren.
Fehlgeschlagener Test: Prüfe E-Mail-Adresse, Passwort, Servereinstellungen und gegebenenfalls erforderliche Freigaben deines Mailanbieters.
Schritt 6: Synchronisierung aktivieren
Aktiviere anschließend die Synchronisierung.
Dadurch kann Joinpoints neue E-Mails und Rechnungen aus dem verbundenen Postfach automatisch übernehmen.
Schritt 7: Zielpipeline auswählen
Wähle als Zielpipeline „Eingangsrechnungen“ aus.
Damit legst du fest, wo die automatisch synchronisierten Rechnungen in Joinpoints abgelegt werden.
Ergebnis: Die Einrichtung der Rechnungs-Mailadresse ist abgeschlossen.
2. Lieferanten- und Kontenlisten importieren🏢
Durch den Import bestehender Stammdaten stehen Joinpoints zusätzliche Informationen für die Verarbeitung von Rechnungen zur Verfügung.
Empfohlen werden insbesondere:
- Lieferantenlisten inklusive Kreditorennummern
- Kontenlisten bzw. Aufwandskonten
- bestehende Buchhaltungsstrukturen
Schritt 1: Importdatei vorbereiten
Bereite deine Stammdaten als Excel- oder CSV-Datei vor.
Achte darauf, dass jede Information eine eigene Spalte besitzt.
Schritt 2: Importbereich öffnen
Öffne in Joinpoints:
Einstellungen → Importe → Stammdatenimport
Schritt 3: Datei auswählen
Wähle die vorbereitete Excel- oder CSV-Datei aus und lade sie hoch.
Schritt 4: Spalten zuordnen
Ordne die Spalten deiner Datei den entsprechenden Feldern in Joinpoints zu.
Kontrolliere die Zuordnung vor dem Import!
Schritt 5: Import durchführen und kontrollieren
Starte den Import und prüfe anschließend, ob die Stammdaten vollständig übernommen wurden.
3. Rechnungen automatisch verarbeiten lassen
Nach der Einrichtung verarbeitet Joinpoints neue Rechnungen automatisch.
Nach der Einrichtung beginnt Joinpoints automatisch mit der Verarbeitung neuer Rechnungen. Die Daten werden strukturiert dargestellt und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
Schritt 1: Neue Rechnung empfangen
Eine Rechnung geht über die verbundene E-Mail-Adresse ein
Schritt 2: Rechnung in Joinpoints öffnen
Öffne die Eingangsrechnungs-Pipeline und wähle die neu eingegangene Rechnung aus.
Schritt 3: Erkannte Daten kontrollieren
Prüfe die automatisch erkannten Rechnungsinformationen wie z.B.:
- Lieferant
- Rechnungsnummer
- Zahlungsziel…
Schritt 4: Angaben korrigieren oder ergänzen
Falls Angaben fehlen oder nicht korrekt erkannt wurden, korrigiere bzw. ergänze die entsprechenden Felder.
Schritt 5: Rechnung weiterverarbeiten
Wenn alle Daten korrekt sind, kann die Rechnung entsprechend eurem eingerichteten Prozess weiterbearbeitet werden.
4. Rechnungen manuell hochladen🧾
Rechnungen können auch ohne E-Mail-Verknüpfung direkt in Joinpoints hochgeladen werden.
Es gibt mehrere Möglichkeiten:
PDF per Drag & Drop hochladen
Gescannte Rechnung hinzufügen
Rechnung mit dem Handy fotografieren und hochladen
Nach dem Upload wird die Rechnung automatisch verarbeitet und in Joinpoints angezeigt.
Deine Vorteile 💡✨🎯🥳
Weniger Aufwand. Mehr Überblick. Einfach Joinpoints
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