AI writing assistant, text to project and smart dashboards
Wie KMUs mit Standards Verkäufe beschleunigen und Aufträge sauber abwickeln
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen läuft der Vertrieb – aber nie gleich. Die Anfrage kommt per E-Mail, das Angebot wird in Word gebastelt, die Zusage landet irgendwann im Outlook-Posteingang.
Und sobald der Kunde „Ja“ sagt, fragt sich das Team:
„Wer übernimmt das jetzt eigentlich?“
Gerade in Unternehmen mit 5 bis 50 Mitarbeitenden, wo Vertrieb, Projektabwicklung und Geschäftsführung oft noch eng verflochten sind, führt fehlende Struktur schnell zu Stress, Rückfragen und Reibungsverlusten.
Dabei wäre der Weg klar:
Erst standardisieren. Dann automatisieren.
Wer besonders davon profitiert
Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführer:innen und Vertriebsleiter:innen in KMUs, die sich in folgenden Punkten wiedererkennen:
- Der Vertrieb erfolgt manuell – über Mails, Tabellen oder Einzelwissen
- Angebote werden individuell und aufwendig erstellt
- Übergaben an die Projektabwicklung laufen unstrukturiert
- Informationen sind in Köpfen, nicht in Prozessen
- Es fehlt eine saubere Übersicht, wer wann was macht
Wenn das vertraut klingt, bist du hier genau richtig.
Warum gerade KMUs Standards brauchen, bevor sie automatisieren
In der Anfangsphase eines Unternehmens funktioniert vieles informell. Kurze Wege, kleine Teams, flexible Kommunikation.
Doch sobald mehrere Aufträge parallel laufen, und das Team größer als fünf wird, werden unterschiedliche Vorgehensweisen zum echten Problem.
Fehlende Standards führen zu:
- Missverständnissen
- verspäteten Rückmeldungen
- Medienbrüchen
- unnötigem Zeitverlust
- und am Ende: unzufriedenen Kunden
Wer sauber wachsen will, braucht klare Prozesse.
Der typische Ist-Zustand bei KMUs
Vertrieb:
- Kundenanfragen landen per E-Mail oder Kontaktformular
- Rückfragen werden manuell beantwortet
- Angebote entstehen aus alten Word-Vorlagen
- Preislisten sind verstreut oder veraltet
Auftragsabwicklung:
- Zusagen kommen telefonisch oder formlos
- Übergaben an das Projektteam erfolgen per Zuruf oder Slack
- Kundenanlage passiert irgendwann zwischendurch
- Rechnungen werden händisch in Excel geschrieben
Effizienz? Fehlanzeige.
Fehleranfälligkeit? Hoch.
Der ideale Zielprozess – vom Erstkontakt bis zur Rechnung
- Anfrage wird automatisch im CRM angelegt
- Qualifizierung durch strukturierte Gesprächsfragen
- Angebotserstellung mit Bausteinen & Vorlagen
- Angebotsfreigabe intern + automatisierter Versand
- Zusage durch Kunden = Trigger für Auftragsanlage
- Automatische Aufgabenverteilung im Projektteam
- Rechnungserstellung nach festem Schema oder automatisch
Rechenbeispiel: Was bringt das?
Szenario: 20 Aufträge pro Monat
Teamgröße: 6 Personen
Interne Stundenkosten: Ø 45 €
Aktuell (ohne Standards):
- Vertrieb & Angebot: 60 min
- Rückfragen + Abstimmung: 30 min
- Auftragsübergabe + Organisation: 60 min
- Rechnung: 20 min
= 2 h 50 min / Auftrag → 57 Stunden im Monat → 2.565 €
Mit Standards & Teil-Automation:
- Vertrieb & Angebot: 25 min
- Übergabe automatisch vorbereitet: 10 min
- Rechnung automatisch erstellt: 5 min
= 40 min / Auftrag → 13 Stunden → 585 €
Ersparnis: über 2.000 € im Monat und: mehr Ruhe im Team.
Was sofort hilft – konkrete Maßnahmen für KMUs
- Visualisiere deinen Vertriebs- & Abwicklungsprozess
- Wo beginnt er? Wo endet er?
- Wer ist wann verantwortlich?
- Einheitliche Angebots- und Auftragsvorlagen erstellen
- Mit Bausteinen, Preisen, klarer Struktur
- Spart Zeit & vermeidet Fehler
- Übergaben klar definieren
- Übergabedokument oder strukturierte Checkliste
- Übergabe ist ein Prozess – nicht eine E-Mail
- Rechnungen vorbereiten
- Baue eine Vorlage mit Variablen, die automatisch befüllt werden kann
- Erst wenn alles sitzt – dann automatisieren
- z. B. automatische Übergabe vom Vertrieb an die Abwicklung
- automatische Aufgabenerstellung bei Projektstart
- Rechnungsgenerierung nach Auftragsstatus
Fazit: Struktur bringt Entlastung – und Wachstum
Gerade wachsende Unternehmen haben selten die Zeit, ihre Abläufe zu dokumentieren. Doch genau das kostet am meisten Zeit: das ständige Wiederholen, Fragen, Korrigieren.
Wer heute standardisiert, arbeitet morgen effizient – und übermorgen automatisiert.
Und das bedeutet: Mehr Zeit für Kunden. Weniger Stress im Team.
Und: Skalierbare Prozesse ohne Kopfweh.
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